6 Kinh Nghiệm Phải Học Để Quản Lý Quán Karaoke Thành Công

Quản lý kinh doanh quán karaoke không phải công việc đơn giản bởi trong quá trình làm mới thấy phát sinh nhiều vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải thường xuyên có mặt tại quán, sát sao với nhân viên vì cứ hễ ra là thất thoát tiền bạc, thất thoát tiền hàng. Đặc biệt ở khâu tính tiền, rất dễ xảy ra tình trạng sai sót, thất thoát do nhân viên thiếu kinh nghiệm, không cẩn thận và thậm chí là không trung thực, gian dối ăn bớt tiền doanh thu.
Vì thế, ở bài viết sau đây PhanMemKaraoke.com sẽ chỉ ra cho bạn 6 Kinh Nghiệm Quý Để Quản Lý Quán Karaoke Thành Công từ trong ra ngoài một cách trơn tru, hiệu quả của những người quản lý giàu kinh nghiệm chia sẻ lại.
6 Kinh Nghiệm Phải Học Để Làm Quản Lý Quán Karaoke

Kinh nghiệm 1. Quản lý menu hàng hóa - thực phẩm, giá bán

Bên cạnh cung cấp dịch vụ hát, các quán karaoke còn có nguồn doanh thu khủng từ việc cung cấp đồ ăn vặt, thức uống, trái cây, bia thuốc lá.... Số lượng tiêu thụ vô cùng lớn mỗi ngày đòi hỏi người quản lý karaoke phải liên tục thống kê, tính toán sao cho kiểm soát tốt và dự tính nguyên vật liệu hiệu quả, đảm bảo không có sai sót với hàng tồn kho.

Tuy nhiên, ở các quán karaoke có đặc điểm khách hàng hay order vụn vặt, số lượng khách trong mỗi phòng quá lớn khiến đôi khi nhân viên quên ghi chép lại hoặc ghi chép nhầm dẫn đến kết quả báo cáo sai sót, người quản lý không thể nắm chính xác số liệu trong kho.

Để giải quyết vấn đề này, bạn nên ứng dụng ngay công nghệ vào quản lý quán karaoke giúp cập nhật thay đổi nguyên vật liệu theo từng hóa đơn, tổng hợp số lượng tồn mỗi ngày, tháng, giúp quản lý đánh giá chính xác tình trạng trong kho, đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp.

Việc kiểm tra kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa để kiểm soát chặt chẽ là việc cần làm theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nhờ kiểm soát chặt chẽ vấn đề hàng hóa này mà chủ quán karaoke có thể tiết kiệm hàng chục triệu, thậm chí nhiều chục triệu đồng cho mỗi tháng và khi cộng dồn theo năm thì con số tiết kiệm lên đến hàng trăm triệu đồng.

Nếu bạn là chủ quán và vẫn thích cách ghi sổ thủ công, cộng trừ nhân chia thủ công, tổng kết thủ công thì vẫn làm được việc kiểm soát trên, tuy nhiên bạn cần phải thực sự là người chịu khó, tỉ mỉ từng chút vì ghi chép bằng sổ sách hay nhập bằng file excel thì việc tính toán cũng phải từ bạn để số liệu mới hoạt động. Còn nếu bạn biết được rằng máy tính, điện thoại smarphone, phần mềm quản lý quán karaoke có thể tính toán tự động và hỗ trợ tốt cho khâu quản lý quán karaoke thành công thì bạn nên chọn nhà cung cấp bộ máy tính tiền quán karaoke chuyên nghiệp để áp dụng ngay từ đầu.

Quản lý quán karaoke với khâu kiểm soát hàng hóa, thực phẩm sát sao và chặt chẽ

Kinh nghiệm 2. Quản lý nhân viên

Vì luật pháp quy định mỗi phòng karaoke chỉ được phục vụ bởi một nhân viên nên số lượng nhân sự tại quán karaoke thường chỉ rơi vào khoảng 7 đến 20 người tùy theo quy mô của quán karaoke.

Tuy nhiên, để họ có thể phối hợp nhuần nhuyễn, mang lại chất lượng dịch vụ tốt thì cần được đào tạo bài bản ngay từ ngày làm đầu tiên. Một số kỹ năng nhân viên phục vụ tại quán karaoke cần thuộc lòng là:

- Kỹ năng giao tiếp khách hàng: Vì khách hàng tại quán karaoke thường sử dụng bia nên không thể tránh khỏi tình trạng ngà ngà say, dễ dàng nổi nóng nếu nhân viên có cách cư xử không đúng mực. Chính vì thế nhân viên tại quán cần được đào tạo cách hỏi, trả lời, giải thích với khách hàng một cách lễ phép và chuyên nghiệp nhất. Đảm bảo trong quá trình tiếp xúc với khách hàng luôn để lại ấn tượng tốt. Kỹ năng giao tiếp khách hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc khiến khách hàng hài lòng và yêu thích sử dụng dịch vụ karaoke của quán.

- Kỹ năng ứng xử: Đây là những kỹ năng khi cúi chào, gõ cửa phòng, bê đồ, lau dọn bàn mà một nhân viên phục vụ cần phải học để cung cấp cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời tại quán karaoke. Chỉ những hành động nhỏ cũng có thể tạo ấn tượng ban đầu tốt với khách hàng, thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp.

- Kỹ năng xử lý tình huống: Đây là kỹ năng không thể học nhuần nhuyễn trong một sớm một chiều, nhưng để quán hoạt động ổn định bạn bắt buộc phải đào tạo tốt mảng này, hóa chuyện to thành nhỏ, tránh những trường hợp xô xát tại quán, không làm ảnh hưởng đến hình ảnh và doanh thu quán.

Là người quản lý quán karaoke, bạn nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo đưa nhân viên vào những tình huống thực tế, khuyến khích họ nhập xử lý bằng nhiều cách để ứng phó tốt khi rơi vào hoàn cảnh tương tự. Ngoài ra, bạn cũng nên dùng các ứng dụng công nghệ quản lý karaoke để nắm rõ ca làm việc của từng nhân viên, dựa vào phản hồi của khách hàng để đưa ra quyết định thưởng phạt phù hợp.

Một số kinh nghiệm quản lý nhân sự ở quán karaoke được tổng hợp và chia sẻ tại bài viết đọc thêm dưới đây.

Nhân sự của quán karaoke đóng vai trò quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng

Kinh nghiệm 3. Quản lý đặt phòng hát karaoke

Để đảm bảo sự riêng tư tốt nhất, các quán karaoke thường thiết kế và lắp đặt theo nguyên tắc riêng tư đó, nên số lượng phòng mỗi tầng thường không nhiều. Chính vì thế việc kiểm tra phòng trống đôi khi gặp nhiều khó khăn, khi khách hàng muốn đặt phòng sẽ phải chờ 10 đến 15 phút để nhân viên kiểm tra trực tiếp từng phòng có khách hay vẫn còn trống và đối soát mới có thể gợi ý phòng cho khách.

Bên cạnh đó còn nhiều lần xảy ra sai sót khiến hai khách hàng đặt cùng một phòng, hoặc đặt phòng sát giờ nhân viên chưa kịp dọn dẹp sạch sẽ, thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp cũng như thiếu tôn trọng khách hàng. Những lần như vậy sẽ khiến khách hàng mất đi thiện cảm dành cho quán, họ đến lần này nhưng những lần sau họ có đến nữa hay không rất là quan trọng với thành công của quán karaoke.

Chính vì thế, ở khâu này bạn cũng nên ứng dụng công nghệ vào quản lý phòng bàn tại quán giúp kiểm tra phòng trống, phòng đang dọn chỉ bằng một click chuột ngay màn hình máy tính của lễ tân và thu ngân, mang lại trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng của mình. Thậm chí có thể kiểm tra tình trạng phòng trống, phòng có khách ngay bằng điện thoại smarphone ở bất kỳ nơi đâu, giúp cho việc sắp xếp phòng thuận lợi.


Kinh nghiệm 4. Tính tiền hát tiền dịch vụ theo giờ

Đây là khâu khiến nhiều chủ quán karaoke còn lo lắng bởi không tránh khỏi trường hợp tính thừa giờ cho khách khiến họ khó chịu hoặc tính thiếu giờ làm quán thất thoát một khoản không nhỏ. Với cách tính tiền bằng ghi giấy thủ công thì có bao nhiêu là câu chuyện tấu hài gây phiền phức cho khách hàng và cho chính quán karaoke, bởi vì con người tính toán thì không thể tự động và khách quan được, nhiều sai sót do ghi chép có thể diễn ra, nhất là những khi khách đông.

Đặc biệt nếu nhân viên thu ngân có ít kinh nghiệm thì việc nhầm lẫn sẽ diễn ra thường xuyên, số lượng khách ra vào liên tục khiến khâu quản lý trở nên khó khăn hơn.
Quầy lễ tân và thu ngân của quán karaoke
Vẫn là lời khuyên cũ thôi, hãy ứng dụng ngay công nghệ vào khâu tính tiền bởi nó sẽ giúp bạn tự động tính hóa đơn theo thời gian sử dụng dịch vụ, chuẩn đến từ giây, vô cùng minh bạch và chính xác.

Với sự tham gia của phần mềm quản lý quán karaoke, tiền phòng hát được tính tự động theo bảng giá có sẵn, khách hàng cũng cảm thấy tin tưởng hơn, hài lòng hơn với chất lượng dịch vụ tại quán.

Giới thiệu phần mềm quản lý quán karaoke PhanMemKaraoke.com

Kinh nghiệm 5. Quản lý thông tin khách hàng để thấu hiểu và chăm sóc khách hàng đúng cách

Phần lớn doanh thu của một quán karaoke thường đến từ khách hàng thân thiết bởi chính họ là những kênh marketing hiệu quả giúp quán tiếp cận thêm nhiều đối tượng tiềm năng.

Chính vì thế khâu quản lý khách hàng vô cùng quan trọng, bạn nên thường xuyên đưa ra các chương trình ưu đãi hấp dẫn nhằm tri ân khách hàng thân thiết và thu hút khách hàng mới nhé.

Ví dụ một số cách làm chương trình xúc tiến bán khá hay tại nhiều quán karaoke đó là giảm 10% chi phí sử dụng đồ uống, tặng voucher với nhóm khách hàng từ 10 người trở lên, quà tặng dành cho khách hàng có tổng chi tiêu trên 10 triệu đồng…..Vô vàn gợi ý cho bạn lựa chọn để áp dụng ngay hôm nay.

Việc lưu trữ thông tin khách hàng còn giúp quán karaoke thấu hiểu và có cách chăm sóc khách hàng đúng cách, ví dụ có những chính sách ưu đãi riêng dành cho những khách hàng thường xuyên hát ở quán, có quà tặng hay đơn giản là những thông điệp hỏi thăm khách hàng vào từng thời điểm. Khách hàng trở thành người thân của quán thì thật là tuyệt vời, vì họ luôn đưa đến quán những bạn bè, đối tác, người thân của họ vì đó là niềm tự hào.


Kinh nghiệm 6. Quản lý tài chính, thu chi minh bạch, phân quyền chặt chẽ tránh thất thoát

Khâu quan trọng khi quản lý karaoke là kiểm soát tốt tài chính mỗi ngày, chỉ như vậy mới nắm chắc tình hình kinh doanh, lãi lỗ để đưa ra quyết định điều chỉnh hợp lý. Tuy nhiên không phải ai cũng có đủ thời gian để ngồi tính toán, cộng trừ thu chi mỗi ngày, càng không có khả năng phát hiện sai sót vì lượng số liệu quá lớn. Đặc biệt với quán karaoke kinh doanh qua đêm thì khâu tính toán bằng sổ sách thủ công quả là vất vả, cũng như có rất nhiều kẻ hở để nhân viên lợi dụng ăn bớt tiền doanh thu.


Chính vì thế hãy ứng dụng ngay công nghệ vào quản lý để thay bạn tổng hợp thu chi một cách tự động, nhanh và chính xác. Nhờ có ứng dụng này bạn chỉ cần truy cập vào là đã có thể xem ngay báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng qua các biểu đồ trực quan, tiết kiệm thời gian và công sức tối đa.

Với 6 Kinh Nghiệm Quý Để Quản Lý Quán Karaoke Thành Công này chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được 3 đến 5 tiếng đồng hồ mỗi ngày, không còn phải túc trực liên tục tại quán, gạt bỏ nỗi lo sai sót, nhầm lẫn.

Hơn cả, chất lượng dịch vụ được nâng cao luôn song hành với doanh thu phát triển vượt bậc, mang lại nhiều khách hàng thân thiết, giúp quán của bạn hoạt động ổn định và vượt qua các đối thủ cạnh tranh.
PhanMemKaraoke.com chuyên setup, lắp đặt và hướng dẫn trọn gói giải pháp phần mềm quản lý karaoke trên toàn quốc, thời gian thực hiện trong 3 - 6 giờ. Với phần mềm tính tiền karaoke sẽ đem lại lợi ích thiết thực ở khâu quản lý, quản lý chặt chẽ phòng tránh thất thoát tiền bạc, hàng hóa, giúp tiết kiệm nhân lực... để từ đó kinh doanh ngày càng thành công hơn.

Bộ phần mềm tính tiền dành cho quán karaoke, quán bida, quán cafe và nhà hàng
Thêm nữa, với quán karaoke có dưới 10 phòng hát thì PhanMemKaraoke.com dành tặng miễn phí hoàn toàn Phần Mềm Quản Lý Quán Karaoke Miễn Phí, bạn hãy click vào link để lấy về sử dụng nhé!
PV