Lý Do Làm Phần Mềm Bán Hàng Bị Thất Bại

Không ít chủ cửa hàng khi liên hệ tôi để tư vấn phần mềm quản lý bán hàng và chia sẻ là "cũng đã từng làm phần mềm bán hàng rồi nhưng thất bại, rồi lại quay về cách ghi sổ nhập Excel nên rất sợ gặp lại thất bị khi triển khai phần mềm bán hàng...". Tôi hoàn toàn đồng cảm với họ, vì thực tế việc thất bại khi làm phần mềm bán hàng là phổ biến, vì có một lý do cốt lõi là "người tư vấn bán hàng sẽ cố gắng chốt sales/chốt đơn bằng mọi giá mà không thấu hiểu về nhu cầu, về nguồn lực của người sử dụng phần mềm". Dưới đây tôi chia sẻ đôi dòng để làm phần mềm bán hàng thành công và đạt hiệu quả.
Cách Làm Phần Mềm Bán Hàng Thành Công

1. Xác định những điều quan trọng nhất trong quản lý là gì.

Chủ cửa hàng mới mở luôn đưa ra một yêu cầu: “Tôi muốn quản lý tất cả”. Vậy “tất cả” là gì? Có phải là: Phần mềm để bán hàng, tính tiền cho khách? In hóa đơn? Quản lý kho? Quản lý thu chi? Quản lý khách hàng? Quản lý công nợ?... Khi chủ cửa hàng yêu cầu tất cả, có nghĩa chủ cửa hàng đang không biết thực sự điều gì là quan trọng nhất, việc cần làm trước và việc cần làm sau.

Thực tế, có rất nhiều công việc quan trọng cần thực hiện, chủ cửa hàng cần phải xác định thứ tự các công việc ưu tiên. Thông thường, việc giữ chất lượng dịch vụ, chăm sóc và giữ khách hàng là điều quan trọng nhất của cửa hàng mới mở. Vậy bạn cần thiết lập một quy trình vận hành mượt mà, bán hàng, in hóa đơn nhanh chóng và quản lý tiền chặt chẽ, tạo một trải nghiệm thật tốt cho khách hàng khi mua sản phẩm tại cửa hàng của bạn.

2. Tại sao không nên tìm một phần mềm quá phức tạp?

Không nên tìm một phần mềm quá phức tạp, vì nó sẽ ngốn của chủ cửa hàng cả công sức và tiền bạc. Đơn cử như nghiệp vụ quản lý kho: nghiệp vụ này yêu cầu bạn phải nhập hàng đầy đủ, thường xuyên, bán hàng không được thiếu sót, phải kiểm kê hàng hóa nếu không làm được hàng ngày thì ít nhất cũng phải hàng tuần. Bạn sẽ phải tốn thêm nguồn lực về con người và thời gian để có thể sử dụng thành thạo trong khi mô hình cửa hàng của bạn thực chất chưa cần dùng đến những tính năng đó ở giai đoạn đầu, mà sẽ áp dụng khi kinh doanh đã dần vào guòn. Nghiêm trọng hơn là khi bạn không tỉnh táo để nhận ra: một cửa hàng mới mở chưa có khách thì bắt đầu bằng một phần mềm phức tạp là vô nghĩa, khiến chủ cửa hàng mất quá nhiều thời gian vào công việc phần mềm là việc quan trọng nhưng chưa phải là khẩn cấp ở giai đoạn này.

Đối với một cửa hàng mới, chỉ cần công việc: bán hàng - in hóa đơn - quản lý doanh số vận hành một cách trơn tru là chủ cửa hàng đã thành công được một nửa. Công việc còn lại sẽ dành cho việc phát triển khách hàng, chủ cửa hàng có thể tạo ra các chương trình marketing nhằm thu hút khách hàng đến với sản phẩm - dịch vụ của mình.

Thêm nữa, việc sớm đưa một quy trình quản lý bán hàng bằng phần mềm vào vận hành chính thức sẽ giúp bạn dành nhiều thời gian nghiên cứu về thị trường, sản phẩm, lên kế hoạch mở rộng kinh doanh khi cửa hàng đang trên đà phát triển.

3. Lên kế hoạch triển khai hệ thống và bố trí nguồn lực.

Chủ cửa hàng nên dành 3 ngày tập trung tìm hiểu kỹ một vài phần mềm bán hàng với sự tư vấn của đơn vị cung cấp, lựa chọn cho mình một phần mềm đáp ứng những điều bạn cho là quan trọng. Hãy để ý đến chi phí đầu tư như: chi phí mua phần mềm, chi phí tuyển nhân viên, chi phí thời gian và các chi phí phát sinh để học cách sử dụng phần mềm thành thạo. Chọn thời điểm, sau đó tập trung triển khai trong thời gian ngắn nhất để có thể áp dụng chính thức vào cửa hàng (thời điểm tốt nhất là trong 3 - 7 ngày trước khai trương).

Thấu hiểu những đắn đo, cân nhắc của các chủ cửa hàng, phần mềm đã cho ra đời những tính năng thiết yếu nhất và tốt nhất đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng cho các cửa hàng mới mở trong thời gian đầu. Mọi ứng dụng của được thiết kế tối ưu cho các màn hình chạm giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng và tạo hứng khởi. Tại các điểm thanh toán, nhân viên bán hàng chỉ cần đến ba thao tác để hoàn thành một chu trình bán hàng: chọn sản phẩm, tiến hành thanh toán và in hóa đơn. Việc tối ưu này giúp việc bán hàng dễ dàng, khách hàng không phải chờ đợi còn nhân viên thì có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng.

Thêm nữa, thời gian triển khai một hệ thống bán hàng - in hóa đơn - quản lý doanh số như diễn ra rất nhanh để áp dụng được ngay vào việc bán hàng và quản lý kinh doanh.

Để kết lại, bạn nên trao đổi với bạn bè có kinh nghiệm và lắng nghe lời tư vấn từ những chuyên gia trong ngành bán lẻ về kế hoạch triển khai phần mềm cho cửa hàng mới mở. Càng nắm được nhiều thông tin và có sự chuẩn bị kỹ càng, bạn càng có nhiều cơ hội thành công.


Những điều cần chú ý khi chọn phần mềm quản lý bán hàng


    1. Về chức năng phần mềm quản lý bán hàng phải đáp ứng được nhu cầu


            Tính tiền thật chuẩn xác, in bill nhanh chóng, phòng gian lận

Vấn đề tính tiền chính xác, tính đủ tính đúng bill thanh toán, phòng ngừa gian lận là điều kiện bắt buộc để khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ, chỉ cần tính sai một lần đã có thể khiến khách hàng không dám quay lại lần tiếp theo. Phần mềm quản lý bán hàng phải được lập trình để tự động tính toán tự động một cách chuẩn xác và chú ý không phải phần mềm nào cũng làm được điều này đâu, hãy hỏi cho thật rõ ràng với nhà cung cấp phần mềm bán hàng nhé.

            Order món nhanh chóng và báo bếp chuẩn

Khi khách gọi đồ uống, đồ ăn cần được order nhanh chóng, hoặc trong quá trình khách còn ngồi cũng sẽ gọi thêm món. Chính vì vậy làm sao để order thông báo cho bar và bếp là yêu cầu thiết yếu. Càng ngày nhu cầu này càng phát triển theo sự phát triển của điện thoại di động. Do vậy phần mềm order món bằng điện thoại ra đời. Với app order món nhanh bằng điện thoại sẽ giúp quán/shop phục vụ khách hàng nhanh hơn, nhân viên đỡ vất vả hơn.

            Chức năng quản lý hàng hóa, giá bán

Các hàng hóa giá bán cần có bảng giá chung và thống nhất. Điều này là yêu cầu bắt buộc của mọi mô hình kinh doanh để giữ được lòng tin khách hàng. Một phần mềm quản lý bán hàng thiết lập sẵn hàng hóa và giá bán giúp tính tiền nhanh và chuẩn xác. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ tự động tính toán tổng bill thanh toán, giảm giá/chiết khấu và tổng kết doanh thu bán hàng theo ngày/tuần/tháng/năm hay theo khoảng thời gian cần xem.

            Quản lý kho hàng chặt chẽ, không mất hàng

Nhiều chủ kinh doanh đau đầu với khâu quản lý kho hàng, như tồn kho hàng hóa, nhập - xuất... Mỗi ngày chỉ cần mất mát ít ít hàng hóa, nhưng thời gian dài lại là vấn đề, thất thoát không hề nhỏ. Chính vì vậy làm sao để biết số hàng còn trong kho, bán hàng tự động trừ kho là yêu cầu rất cần thiết cho người làm kinh doanh. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp tự động tính toán kho hàng, để có con số cụ thể rõ ràng.

            Báo cáo kinh doanh lãi/lỗ chuẩn xác, nhanh chóng

Phần mềm quản lý kinh doanh phải là trợ thủ đắc lực để có nhanh các báo cáo kinh doanh lãi/lỗ như là báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của bạn là bao nhiêu. Chi phí kinh doanh, kết quả bán hàng lợi nhuận, hàng hóa như thế nào. Lượng hàng hóa bị thất thoát ra sao. Khách hàng nào đang chi tiêu nhiều mà bạn cần chăm sóc. Những báo cáo hoạt động kinh doanh chi tiết tới tổng hợp giúp bạn thấy được kết quả kinh doanh cụ thể và chi tiết tại phần mềm quản lý.

    2. Về tính ổn định của phần mềm và uy tín của công ty cung cấp phần mềm bán hàng

Việc dùng phần mềm quản lý kinh doanh thì tính ổn định của phần mềm là yếu tố vô cùng quan trọng. Ví dụ tình huống khách đông thì phần mềm bị trục trặc thì thật là bối rối lắm. Vậy làm thế nào để xem xét phần mềm đó có ổn định hay không thì dưới đây là một vài kinh nghiệm:

- Kinh nghiệm đầu tiên là hãy khảo sát từ những người đã sử dụng qua phần mềm quản lý bán hàng đó rồi, họ nói gì về phần mềm. Rất đơn giản là bạn vào Google tìm từ khóa "Tên phần mềm + lừa đảo" hay "review + tên phần mềm", đảm bảo bạn sẽ có được nhiều thông tin thiết thực đấy, những phần mềm bị đánh giá là lừa đảo thì cần tránh xa kẻo tiền mất tật mang. Bạn thừa biết ai quảng cáo cũng hay ho cả, còn thực tế người dùng đánh giá mới là khách quan.

- Kinh nghiệm thứ hai là xem chính sách bán hàng của công ty phần mềm đó như thế nào, thông thường khi bán hàng thì nhân viên nào cũng rất tích cực và nhiệt tình, còn sau đó dịch vụ như thế nào thì "dùng rồi mới biết", nhiều tình huống dở khóc dở cười vì phần mềm không tốt như những lời giới thiệu có cánh của người bán hàng. Do đó, bạn hãy hỏi rõ chính sách bán hàng của công ty phần mềm là như thế nào nếu phần mềm không đáp ứng được nhu cầu, một công ty phần mềm uy tín thông thường sẽ có chính sách cho đổi/trả hoàn tiền trong 30 ngày, còn công ty kém uy tín sẽ không bao giờ dám làm chính sách này mà chỉ biết bán hàng thu tiền, còn sau đó thì mặc kệ dù phần mềm không phù hợp với nhu cầu của bạn thì cũng không thể đòi hoàn tiền lại được, kiểu kinh doanh kém uy tín này ngày càng có nhiều.

- Công ty làm phần mềm quản lý bán hàng đã cung cấp được cho nhiều khách hàng chưa. Một phần mềm uy tín khi đã được làm cho nhiều khách hàng, tốt nhất là phải làm được cho tối thiểu vài ngàn khách hàng và đã làm phần mềm thành công cho người sử dụng. Những công ty mới làm phần mềm cũng hứa rất hay về phần mềm nhưng vì thiếu kinh nghiệm, chỉ mới làm được vài khách hàng cho nên phan mem quan ly ban hang đó thật sự là không ổn định, thậm chí còn thiếu tính năng cơ bản.

CEO DanTriSoft chia sẻ cách chọn phần mềm quản lý phù hợp

    3. Về người trực tiếp setup, hướng dẫn dùng phần mềm quản lý bán hàng

Người trực tiếp tư vấn, setup và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố quan trọng bậc nhất khi quán/shop áp dụng phần mềm. Nếu bạn gặp một nhân viên tư vấn bán hàng khéo léo, ăn nói như chim hót mà không nói sự thật, không thẳng thăn thì bạn rất dễ chi tiền mua phần mềm rồi tiền mất tật mang, rất nhiều chủ quán, chủ shop đã gặp tình trạng này. 

Làm phần mềm đòi hỏi tính chuyên môn và chính xác, một người setup và hướng dẫn có kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực sẽ giúp bạn khâu tính tiền, bán hàng và quản lý kho hàng, thu chi, công nợ rất chuẩn xác và dễ dàng. Thường thấy một bạn tư vấn non nớt, đôi khi là sinh viên vừa ra trường bán phần mềm bán hàng cho bạn rồi setup, hướng dẫn quy trình quản lý cho bạn, trong khi đó bạn là người đã trải nghiệm nhiều, hãy thử nghĩ xem có gì đó sai sai ở đây không, bạn cần người hỗ trợ là chuẩn chỉ chứ bạn đâu cần người non choẹt hướng dẫn những cái không thích hợp có phải không.

Cách để nhận biết người trực tiếp setup, hướng dẫn phần mềm bán hàng là có chuyên môn sâu săc hay không, có kinh nghiệm thực tiễn hay không thì chỉ cần vài câu hỏi khi trao đổi, tin rằng bạn sẽ nhận ra ngay. Hãy tìm đúng người có thể hỗ trợ và đồng hành cùng bạn trong việc quản lý cho việc kinh doanh bằng phần mềm, vì sai lầm là trả giá bằng tiền thậm chí là rất nhiều tiền đấy.

    4. Về chi phí làm phần mềm quản lý bán hàng phải phù hợp với tài chính, linh hoạt phương thức thanh toán

Một bộ máy tính tiền thường bao gồm máy vi tính (máy bàn hay laptop đều dùng được), máy in bill thanh toán và phần mềm quản lý kinh doanh. Do đó tổng hợp chi phí phải tính đầy đủ các yếu tố này. Một số công ty làm phần mềm quản lý sẽ yêu cầu lắp đặt trọn bộ của riêng họ, một số công ty khác thì không vì có thể tận dụng những máy móc đã có sẵn của quán, ví dụ tận dụng máy vi tính có sẵn chẳng hạn để tiết kiệm một số chi phí.

Việc bạn lựa chọn nhà cung cấp bộ giải pháp quản lý bán hàng như thế nào cho phù hợp với nhu cầu của bản thân, với chi phí đầu tư của quán nữa. Hãy đề xuất công ty làm phan mem quan ly ban hang đưa ra các lựa chọn để bạn có cái nhìn tổng quan mà lựa chọn cho phù hợp.

- Bạn cần được tư vấn chuyên nghiệp, hiểu rõ kinh doanh và am tường chuyên môn phần mềm quản lý kinh doanh?

Hãy gọi ngay Hotline/Zalo 0906.799.838 (mr Trung Hiếu) để gặp người có hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phần mềm quản lý.

Nhận lắp đặt phần mềm trên toàn quốc, thời gian thi công chỉ trong 1 ngày là hoàn thành.
Bảo hành bảo trì, cập nhật mới miễn phí trong suốt quá trình sử dụng phần mềm bán hàng DanTriSoft.

Làm phần mềm bán hàng cho quán ăn, nhà hàng tại Tân An, Long An

Theo Cao Trung Hiếu - DanTriSoft